SOP

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
LAYANAN PERPUSTAKAAN
STAIN CURUP

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk :

  • Memberikan penjelasan tentang berbagai macam pelayanan umum di perpustakaan STAIN Curup  memberikan penjelasan tentang tata-cara pelayanan yang antara lain meliputi: peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, pembuatan kartu anggota perpustakaan, penelusuran literatur dan lain sebagainya
  • Memberikan pedoman bagi setiap pengguna (user) perpustakaan STAIN Curup: Mahasiswa (tingkat sarjana maupun paska sarjana), dosen, asisten dosen, peneliti, karyawan, dan setiap pengunjung yang berkepentingan dengan pemanfaatan sumber informasi di perpustakaan STAIN Curup.
  • Memberikan pedoman teknis operating perpustakaan STAIN Curup dalam menyelenggaraan pelayanan prima kepada setiap pengguna perpustakaan yang berdasarkan kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai serta fungsi layanan terkait.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi konsep berikut:

  • Menjadi Anggota Perpustakaan,
  • Peminjaman biasa (sirkulasi),
  • Pengembalian dan perpanjangan pinjaman,
  • Peminjaman Munaqasyah,
  • Pinjaman Hilang
  • Bebas pustaka/cuti dan penyerahan skripsi,
  • Kartu baca / Kartu tamu,
  • Penelusuran literatur

3. DEFINISI

  • Kartu anggota adalah kartu sah bagi pemilik yang bersangkutan untuk dapat digunakan sebagai alat utama dalam peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk mendapatkan kartu anggota perpustakaan, calon anggota harus melakukan hal-hal sebagai berikut: a) membuat Kartu Identitas Mahasiswa (KIM) di Bank yang telah ditunjuk oleh pihak STAIN, b) meregestrasi KIM tersebut ke bagian administrasi keanggotaan Perpustakaan.
  • Peminjaman Biasa (sirkulasi) adalah: peminjaman koleksi umum perpustakaan STAIN Curup oleh pemakai (mahasiswa) dalam jumlah dan kurun waktu tertentu. Sesuai kebijakan, peminjaman. ini dibatasi dalam jumlah maksimum dua (2) eksemplar selama empat (4) hari, dan dapat diperpanjang selama empat (4) hari berikutnya.
  • Pengembalian dan perpanjangan pinjaman adalah proses pelayanan pengembalian koleksi pinjaman ke bagian sirkulasi perpustakaan dengan menyerahkan KIM beserta buku yang akan dikembalikan. Petugas memeriksa keutuhan koleksi dan tanggal kembali peminjaman, serta melakukan proses penghapusan account peminjaman pengguna yang bersangkutan. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian dan/atau kerusakan koleksi akan dikenakan sanksi/denda sesuai ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Selanjutnya jika untuk perpanjangan prosesnya petugas memeriksa keutuhan koleksi dan tanggal kembali peminjaman, selanjutnya melakukan proses perpanjangan account peminjaman. Kemudian menstempel tanggal perpanjangan koleksi yang diperpanjang.
  • Peminjaman Munaqasah adalah: proses pelayanan peminjaman koleksi perpustakaan bagi mahasiswa yang hendak mengikuti ujian munaqasah. Perpustakaan memberikan kesempatan untuk meminjamkan sepuluh (10) eksempalar koleksi secara khusus untuk keperluan mendukung penguasaan pengetahuan terkait bagi mahasiswa yang sedang menghadapi ujian munagasah.
  • Bebas Pustaka dan Penyerahan Skripsi/Tesis/Disertasi adalah ketentuan yang harus dipenuhi apabila mahasiswa hendak menyelesaikan studi. Prosesnya adalah sebagai berikut: a) Tidak mempunyai pinjaman koleksi; b) Menyerahkan kembali KIM; c) Menyerahkan 1 (satu) eksemplar skripsi, tesis, atau disertasi beserta soft kopi (disket/Cl7 file terkait); d). Mahasiswa yang telah bebas pustaka sementara karena cuti, apabila ingin melakukan peminjaman kembali harus mengaktifkan kembali keanggotaanya; e). Mahasiswa  yang wisuda/mengambil ijazah, harus memiliki surat keterangan bebas pustaka.
  • Kartu Baca / Kartu Tamu adalah kartu yang dimanfaatkan untuk fasilitas perpustakaan oleh pengguna karena pengguna tidak memiliki kartu anggota perpustakaan atau yang lupa membawa, alumni, atau. pengguna dari luar civitas akademik STAIN Curup dengan syarat tertentu
  • Penelusuran literatur.
  • Proses penelusuran informasi lewat OPAC atau INDEK yang sesuai dengan subjek yang dikehendaki, dengan menggunakan pendekatan tertentu. Untuk menemukan dokumen terkait dilakukan dengan cara mencatat number sesuai dengan letak/organisasi koleksi di dalam perpustakaan STAIN Curup. Petugas referen bertugas dalam membimbing dan membantu dalam penelusuran literatur di perpustakaan STAIN Curup.

4. PENGGUNA SOP

  • Pengguna SOP adalah
  1. Staf Perpustakaan
  2. Mahasiswa STAIN Curup
  3. Dosen STAIN Curup
  4. Pegawai / Karyawan STAIN Curup.
  5. Umum (mahasiswa atau masyarakat lain yang membutuhkan)

5. PROSEDUR PELAYANAN

  1. Menjadi anggota Perpustakaan.

Bagi pengguna perpustakaan STAIN Curup yang ingin meminjam koleksi harus memiliki Kartu Identitas Mahasiswa (KIM). KIM merupakan kartu terpadu yang bisa digunakan untuk semua layanan di STAIN Curup. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memperoleh KIM tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Calon anggota perpustakaan STAIN membuat Kartu Identitas Mahasiswa (KIM)  di Bank yang telah ditunjuk oleh pihak STAIN Curup;
  2. Setelah Kartu Identitas Mahasiswa (KIM) dicetak oleh pihak Bank;
  3. Calon anggota mendaftarkan KIM ke bagian teknis Perpustakaan;
  4. Bagian teknis meregistrasi data calon anggota tersebut;
  5. Petugas memasukkan data dan foto calon anggota di database Perpustakaan.
  6. Petugas memberitahukan bahwa KIM sudah bisa digunakan untuk layanan Perpustakaan;

 

2. Peminjaman biasa (sirkulasi).

Peminjaman biasa (sirkulasi) diberlakukan pada koleksi umum perpustakaan. Peminjaman koleksi umum sebanyak dua (2) eksemplar berlangsung selama empat (4) hari, dengan kesempatan perpanjangan satu kali selama empat (4) hari berikutnya. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan bagi pengguna yang akan meminjam koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:

Peminjam mencari koleksi dengan menggunakan layanan Online Public Access Catalog (OPAC) yang telah disediakan dan mengambil koleksi yang diinginkan dari rak dan menyerahkannya kepada petugas sirkulasi.

  1. Peminjam menyerahkan KIM [milik sendiri].
  2. Petugas memeriksa keutuhan fisik koleksi, kemudian membuka database sirkulasi (peminjaman).
  3. Petugas menemukan (menscan) nomor anggota pengguna yang akan meminjam buku dan memeriksa status pengguna (aktif/tidak aktif)
  4. Petugas memasukan data bibliography buku dengan menscan barkode koleksi yang akan dipinjam.
  5. Petugas membubuhkan tanggal kembali (date due slip) di bagian belakang buku yang akan dipinjam.
  6. Petugas menetralkan Pengaman/strip magnetik koleksi
  7. Petugas memberikan kembali KIM beserta koleksi yang akan dipinjam kepada mahasiswa ybs.
  8. Pengguna menerima KIM dan sejumlah koleksi yang dipinjam.

3. Pengembalian dan Perpanjangan Peminjaman.

  1. Peminjam membawa kembali buku pinjaman ke counter pengembalian dengan menyerahkan KIM [milik sendiri] untuk di proses.
  2. Apabila pinjaman tersebut akan diperpanjang maka peminjam mengatakan pada petugas pada saat mengembalikan buku tersebut agar diproses perpanjangan.
  3. Apabila terjadi keterlambatan waktu pengembalian, peminjam harus membayar denda di bagian adm. sirkulasi sesuai ketentuan yang berlaku.
  4. Apabila terjadi kerusakan koleksi, peminjam harus membayar biaya perbaikan di bagian administrasi sirkulasi sesuai kebijakan yang berlaku.
  5. Petugas menghapus data buku dipinjam dari database peminjaman dengan cara menscan barkode dokumen ybs.
  6. Petugas mengaktifkan kembali stipmagnetik/pengaman koleksi.
  7. Petugas memberikan kembali KIM kepada mahasiswa yang telah mengembalikan koleksi.

4. Peminjaman Munaqasyah

  1.  Carilah koleksi buku yang akan dipinjam melalui Online Public Access Catalog (OPAC) yang tersedia yang sesuai dengan daftar pustaka yang dibutuhkan dan catatlah nomor klasnya kemudian telusuri di rak untuk mencarinya, kumpulkan koleksi buku yang akan dipinjam tersebut pada tempat yang telah ditentukan;
  2. Maksimal peminjaman untuk keperluan munaqasah dibatasi sepuluh (10) eksemplar buku bila lebih dari itu maka selebihnya memakai surat keterangan yang dikeluarkan oleh perpustakaan;
  3. Untuk memperoleh surat keterangan tersebut sebelumnya mintalah paraf petugas pada daftar pustaka yang sesuai dengan keberadaan buku tersebut oleh petugas sirkulasi;
  4. Bawalah daftar pustaka yang telah diparaf tadi kebagian Administrasi sirkulasi perpustakaan untuk diproses;
  5. Pengambilan pinjaman untuk keperluan munaqasah dapat dilakukan satu hari sebelum munaqasah dengan syarat menyerahkan foto copi undangan munaqasah disertai KIM perpustakaan yang masih berlaku;
  6. Apabila jadwal munaqasah diundur, maka laporkan hal tersebut pada petugas administrasi sirkulasi dan disertai dengan foto copy undangan pengunduran jadwal munaqasah tersebut;
  7. Pengembalian pinjaman munaqasah dapat dilakukan setelah dilaksanakan munaqasah.

 5. Pinjaman Hilang

Apabila koleksi (buku) yang dipinjam hilang, maka langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. Lapor ke konter pengembalian (sirkulasi);
  2. Mengganti buku yang hilang tersebut sesuai judul dan pengarang yang sama, bila buku tersebut sudah tidak terbit lagi maka penggantinya dapat berupa buku yang subjeknya sama, dengan kualitas yang sebanding. Bila buku yang dimaksud tidak diperoleh, yang bersangkutan dapat menggantinya dengan sejumlah uang yang nilainya sebanding dengan buku yang hilang tersebut;
  3. Waktu untuk mencari buku pengganti hilang tersebut adalah satu minggu sejak lapor ke bagian administrasi sirkulasi.

6. Bebas pustaka /cuti dan penyerahan skripsi

Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila anda telah selesai studi dan ingin bebas pustaka adalah sebagai berikut:

  1. Pelayanan bebas pustaka pada jam hari kerja;
  2. Tidak mempunyai pinjaman koleksi, tunggakan denda atau hal lain yang menghalangi hak pengguna perpustakaan.
  3. Menyerahkan Kartu Identitas Mahasiswa (KIM) untuk proses deaktivasi keanggotaan.
  4. Menyerahkan satu (1) eksemplar (skripsi, tesis, atau disertasi) disertai dengan disket/CD file terkait.
  5. Perpustakaan menerbitkan surat keterangan bebas pustaka.
  6. Mahasiswa yang bebas pustaka sementara/cuti, apabila menginginkan peminjaman kembali harus mengaktifkan kembali keanggotanya.
  7. Mahasiswa yang akan wisuda/mengambil ijazah harus memiliki surat keterangan bebas pustaka.

7. Kartu Baca / Kartu Tamu

Untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan pengunjung diwajibkan memiliki Kartu sebagai anggota perpustakaan yang masih berlaku, dalam hal ini Kartu Identitas Mahasiswa (KIM), dan bagi pengguna yang tidak memiliki kartu anggota perpustakaan baik yang lupa membawa, alumni, ataupun pengguna dari luar civitas akademika, dipersilakan menggunakan fasilitas kartu baca / kartu tamu yang telah disediakan pada bagian informasi.